«Contratamos a alguien para la administración» parece la solución natural cuando la empresa crece. Pero el sueldo es solo una parte de lo que cuesta ese puesto. Hacemos los números completos para 2026, con las cotizaciones oficiales, y los comparamos con externalizar.

Lo que cobra un administrativo contable

El salario bruto habitual de un administrativo contable en España se mueve entre 21.000 € al año para perfiles junior y 27.500 € para perfiles con experiencia, según datos de portales de empleo de 2026. Tomamos como referencia 24.000 € brutos.

Lo que paga la empresa a la Seguridad Social

Sobre ese sueldo, la empresa cotiza en 2026 (Orden PJC/297/2026):

• Contingencias comunes: 23,60 %.
• Desempleo (contrato indefinido): 5,50 %.
• Formación profesional: 0,60 %.
• FOGASA: 0,20 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,75 %.
• Accidentes de trabajo, puesto de oficina: 1,00 % aproximadamente.

Total: 31,65 %. Sobre 24.000 € brutos son 7.596 € de Seguridad Social a cargo de la empresa.

Los costes que no aparecen en la nómina

• Puesto de trabajo: ordenador, pantalla, licencias, programa de contabilidad y de nóminas. Entre 1.000 y 2.000 € al año.
• Formación: cada cambio normativo (Verifactu, factura electrónica, nuevos modelos) exige formar a la persona.
• Vacaciones, festivos y bajas: 30 días naturales de vacaciones y unos 14 festivos. Durante ese tiempo, la administración se para o la cubre otra persona.
• Selección y rotación: encontrar, formar y sustituir a alguien que se va cuesta meses y, a menudo, errores.
• Supervisión: alguien con criterio tiene que revisar el trabajo y firmar los impuestos. Si nadie lo hace, el riesgo lo asume el gerente.

El total

• Sueldo bruto: 24.000 €.
• Seguridad Social de la empresa: 7.596 €.
• Puesto, software y formación: unos 2.000 €.

Coste real: unos 33.600 € al año, por unas 1.750 horas efectivas de trabajo. Con un perfil más sénior se supera fácilmente la cifra de 35.000 €. Y todo esto por una sola persona, sin nadie que la sustituya cuando falta.

Lo que cuesta externalizarlo

En VIBRA Oficina el departamento de administración completo (facturación, cobros y pagos, contabilidad, impuestos y control mensual) tiene precio público:

• Esencial: 490 €/mes, es decir, 5.880 € al año.
• Completo: 690 €/mes, 8.280 € al año.
• Dirección: 1.090 €/mes, 13.080 € al año, con dirección financiera incluida.

La diferencia con contratar va de 20.000 a más de 27.000 € al año. Además, el servicio no se para en vacaciones, detrás hay un controller financiero que revisa y firma, y no pagas despido si un día lo dejas.

Cuándo sí conviene contratar

Somos una asesoría, pero no vamos a decirte que externalizar sirve siempre. Contratar tiene sentido cuando:

• El volumen es muy alto: cientos de facturas a la semana, muchos cobros en ventanilla o almacén.
• Necesitas a alguien presente físicamente: atención al público, caja, recepción de mercancía.
• La administración está mezclada con otras tareas (comercial, logística) que también ocupan a esa persona.

Una fórmula que funciona bien en empresas medianas: una persona interna para lo operativo y el departamento externo para contabilidad, impuestos y control. Sale más barato que dos puestos y tienes criterio profesional detrás.

Cómo saber tu caso

Cuéntanos cuántas facturas emites y recibes, cuántos empleados tienes y con qué banco trabajas, y te enviamos una propuesta cerrada en 24 horas, sin llamadas comerciales: pide tu propuesta. Si quieres ver antes qué incluye cada plan, está todo en VIBRA Oficina.

Cotizaciones según la Orden PJC/297/2026. Salarios orientativos de mercado para 2026; el coste exacto depende del convenio colectivo aplicable.