Una sociedad limitada no se acaba en los impuestos trimestrales. Cada año tiene que preparar sus cuentas, aprobarlas, depositarlas en el Registro Mercantil y presentar el Impuesto sobre Sociedades, y cada paso tiene su plazo. Este es el calendario para una empresa que cierra el ejercicio el 31 de diciembre.

El calendario, de un vistazo

• Hasta el 31 de marzo: los administradores formulan las cuentas anuales (tres meses desde el cierre).
• Hasta el 30 de abril: se legalizan los libros en el Registro Mercantil (cuatro meses desde el cierre).
• Hasta el 30 de junio: la junta de socios aprueba las cuentas (seis meses desde el cierre).
• Del 1 al 25 de julio: se presenta el Impuesto sobre Sociedades, modelo 200.
• Un mes desde la aprobación: se depositan las cuentas en el Registro Mercantil. Si la junta aprueba el 30 de junio, hasta el 30 de julio.

Durante el año siguiente, además, la sociedad adelanta el impuesto con el modelo 202 en abril, octubre y diciembre (del 1 al 20), cuando le corresponde.

Qué son las cuentas anuales

En una pyme suelen presentarse en formato abreviado e incluyen:

• Balance: lo que la empresa tiene y lo que debe a 31 de diciembre.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: cuánto ha ganado o perdido en el año.
• Memoria: las explicaciones y detalles que dan sentido a las cifras.
• En algunos casos, el estado de cambios en el patrimonio neto.

Las formulan los administradores, que las firman, y las aprueban los socios en junta. Con un socio único, lo decide ese socio y se deja constancia en el libro de actas.

Legalización de libros

El libro diario, el de inventarios y cuentas anuales, el de actas y el registro de socios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil. Hoy se hace todo en formato electrónico.

Qué pasa si no depositas las cuentas

• Cierre registral: si pasa un año desde el cierre del ejercicio sin depositar, el Registro no inscribe casi nada de la sociedad: ni cambios de administradores (salvo ceses y dimisiones), ni ampliaciones de capital, ni cambios de domicilio.
• Multa: el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer sanciones de 1.200 a 60.000 €, y de hasta 300.000 € si la empresa factura más de 6 millones, por cada año sin depositar.
• Responsabilidad de los administradores: no cumplir con esta obligación puede volverse contra ellos si la sociedad acaba en dificultades.
• Imagen: bancos, proveedores y clientes consultan el Registro. Una empresa sin cuentas depositadas transmite desorden.

El Impuesto sobre Sociedades

Se presenta con el modelo 200 en los 25 días naturales siguientes a los seis meses desde el cierre, es decir, del 1 al 25 de julio. El tipo general es del 25 %, con tipos reducidos para empresas de nueva creación y para las de menor tamaño. Conviene preparar el impuesto a la vez que las cuentas: cualquier ajuste que aparezca después obliga a rehacer ambas cosas.

Cómo evitar las prisas de junio

• Cierra la contabilidad en enero y febrero, con las amortizaciones, las periodificaciones y la conciliación bancaria hechas.
• Formula en marzo, aunque la ley te dé hasta el 31.
• Convoca la junta con tiempo, o prepara el acta si hay socio único.
• Presenta el Impuesto sobre Sociedades y deposita las cuentas en julio, sin esperar al último día.

Cómo lo hacemos en VIBRA

En nuestros planes para empresas, las cuentas anuales y el Impuesto sobre Sociedades están incluidos: preparamos las cuentas, el acta de aprobación, la legalización de libros y el depósito, y te avisamos de cada plazo con tiempo. El plan Empresas empieza en 129 €/mes: ver precios. Si además quieres externalizar el día a día de la administración, mira VIBRA Oficina.

Plazos para sociedades con ejercicio de enero a diciembre. Si tu ejercicio cierra en otra fecha, los plazos se cuentan desde ese cierre.