Desde mayo de 2019 todas las empresas deben registrar cada día la hora de entrada y salida de cada trabajador. Muchas pymes siguen sin hacerlo bien. Te contamos qué exige hoy la ley, qué multas hay y en qué punto está el nuevo registro digital del que tanto se habla.

Qué dice la ley hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona.

Las claves:

• Afecta a todas las empresas y a todos los trabajadores, sea cual sea el tamaño, el sector o el tipo de contrato, incluidos los contratos a tiempo parcial.
• Los registros se conservan cuatro años.
• Deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• La forma de hacerlo se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o, a falta de ambos, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes.

Quedan fuera solo casos muy concretos, como el personal de alta dirección, que tiene una relación laboral especial.

Qué debe cumplir el sistema

La ley no impone un sistema concreto, pero el registro tiene que ser fiable y no manipulable. En la práctica, la Inspección y los tribunales piden:

• Que lo haga o lo valide la propia persona trabajadora, cada día.
• Que las correcciones dejen rastro: quién cambió qué y cuándo.
• Que refleje la realidad y no un horario tipo copiado cada día.
• Que se pueda consultar y entregar rápidamente si lo pide la Inspección.

Una hoja firmada al final del mes con el mismo horario todos los días es exactamente lo que no vale.

Las sanciones

No registrar la jornada es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículo 7.5), con multas de 751 a 7.500 €. Además, sin registro la empresa lo tiene muy difícil para defenderse en una reclamación de horas extra: la falta de registro juega en su contra.

El registro horario digital: dónde está

El Gobierno lleva tiempo preparando un real decreto que haría obligatorio un registro digital, en tiempo real, con acceso remoto de la Inspección y multas por cada trabajador afectado. Conviene saber en qué punto está:

• El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el texto el 23 de marzo de 2026.
• El Gobierno aplazó su aprobación para revisar el texto.
• A septiembre de 2026 no se ha publicado en el BOE ni está en vigor.

Mientras tanto, la obligación que cuenta es la del artículo 34.9. Nuestra recomendación: si vas a cambiar de sistema, elige ya uno digital. Cumple hoy y cumplirá lo que venga.

Cómo hacerlo bien en una pyme, paso a paso

• Elige el sistema: una aplicación de fichaje o un enlace en el móvil suele ser lo más sencillo y fiable. El papel solo tiene sentido en empresas muy pequeñas y con disciplina.
• Informa a la plantilla por escrito de cómo se ficha, qué cuenta como pausa y quién corrige errores.
• Define los casos especiales: teletrabajo, jornadas partidas, trabajo fuera de la oficina, horarios flexibles.
• Revisa cada mes: jornadas de más de 9 horas, descansos de menos de 12 horas entre jornadas o días sin registrar son señales que la Inspección también mira.
• Conserva cuatro años y guarda un informe mensual firmado.

Cómo lo resolvemos en VIBRA

Si te llevamos la gestión laboral, el registro de jornada está incluido: cada trabajador recibe un enlace personal para fichar desde el móvil, sin instalar nada. La hora la marca el servidor, no el teléfono, y nosotros recibimos los fichajes en nuestro sistema. Cada mes revisamos los avisos (excesos, descansos cortos, días vacíos) y te dejamos el informe listo para firmar y archivar. La gestión laboral cuesta desde 18 € por empleado y mes; puedes verlo en precios o escribirnos.

Normativa vigente a septiembre de 2026. Actualizaremos este artículo si se aprueba el registro horario digital.