Si eres autónomo en estimación directa, cada gasto bien justificado baja tu IRPF. Y cada gasto mal justificado es un riesgo en una comprobación. Esta es la lista completa de lo que sí puedes deducir, con los límites exactos y un ejemplo con números.

Las tres condiciones que debe cumplir cualquier gasto

Antes de la lista, la regla de oro. Para que Hacienda acepte un gasto tienen que darse las tres cosas a la vez:

• Afectación: el gasto está vinculado a tu actividad y sirve para obtener ingresos.
• Justificación: tienes factura completa a tu nombre y con tu NIF. El ticket simplificado, en general, no basta.
• Registro: está anotado en tu libro de gastos.

Si falla una de las tres, el gasto no se deduce aunque sea real.

Gastos que puedes deducir

• Cuota de autónomos: la cuota mensual a la Seguridad Social es gasto deducible al 100 %. Basta con el recibo bancario.
• Alquiler del local o despacho y sus gastos (comunidad, IBI, seguro del local).
• Suministros si trabajas desde casa: agua, luz, gas, teléfono e internet de la vivienda, con una fórmula concreta que explicamos abajo.
• Asesoría, abogados, notaría y otros profesionales que trabajen para tu actividad.
• Material, mercaderías y compras que vendes o usas para trabajar.
• Software, suscripciones y herramientas digitales: programa de facturación, almacenamiento en la nube, dominio y web.
• Publicidad y marketing: anuncios, diseño, fotografía, redes.
• Formación relacionada con tu actividad.
• Seguros: responsabilidad civil profesional, el seguro del local y el seguro de salud con límite (lo vemos abajo).
• Gastos bancarios e intereses de cuentas y préstamos afectos a la actividad. Lo contamos en detalle en este artículo sobre comisiones bancarias.
• Amortización de ordenadores, mobiliario, maquinaria y demás bienes que usas más de un año: no se deducen de golpe, sino repartidos en varios años según las tablas oficiales.
• Comidas de trabajo y desplazamientos con límites diarios (abajo).
• Vehículo: caso especial, con reglas distintas en IRPF y en IVA. Lo explicamos en ¿Puedo deducir el coche siendo autónomo?.

Trabajar desde casa: la fórmula de los suministros

Si tienes declarada en Hacienda una parte de tu vivienda afecta a la actividad (se comunica en el modelo 036 o 037), puedes deducir el 30 % de los suministros en proporción a los metros afectos.

Ejemplo: tu piso tiene 90 m² y el despacho ocupa 18 m², es decir, el 20 %. Si la luz te cuesta 1.200 € al año, deduces 1.200 × 20 % × 30 % = 72 €. No es mucho por sí solo, pero sumando luz, agua, gas e internet se nota, y es un gasto que mucha gente no aplica.

Comidas y viajes: los límites exactos

Las comidas se deducen si se producen en un municipio distinto del de tu lugar de trabajo y de tu residencia, en un establecimiento de hostelería y pagadas con medio electrónico (tarjeta, Bizum…). Los límites diarios son:

• España, sin pernoctar: 26,67 €. Con pernocta: 53,34 €.
• Extranjero, sin pernoctar: 48,08 €. Con pernocta: 91,35 €.

Los gastos de alojamiento y transporte del viaje de trabajo se deducen aparte, con su factura.

Seguro de salud

Puedes deducir el seguro médico privado con un límite de 500 € al año por persona: tú, tu cónyuge y tus hijos menores de 25 años que convivan contigo. El límite sube a 1.500 € por persona con discapacidad.

Gastos de difícil justificación: el 5 % que se aplica solo

Si estás en estimación directa simplificada, puedes restar además un 5 % de tu rendimiento neto en concepto de gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 € al año. No necesitas facturas para esto: se calcula automáticamente. En 2023 fue un 7 %; desde 2024 vuelve a ser un 5 %.

Un ejemplo completo

Una diseñadora gráfica autónoma factura 40.000 € al año. Tiene 9.000 € de gastos justificados (software, equipo, asesoría, publicidad) y paga 3.600 € de cuota de autónomos.

• Rendimiento previo: 40.000 − 9.000 − 3.600 = 27.400 €.
• Difícil justificación (5 %): 1.370 €.
• Rendimiento neto: 26.030 €, que es la cifra sobre la que tributa en el IRPF.

Con ese rendimiento su tipo marginal de IRPF ronda el 30 %: cada 1.000 € de gasto que se queda sin deducir por no tener factura o no anotarlo le cuesta unos 300 € de impuestos.

Lo que NO se deduce

• Multas y sanciones, incluidos los recargos de Hacienda y Seguridad Social.
• Gastos personales o familiares, aunque los pagues con la tarjeta del negocio.
• Donativos (tienen su propia deducción en la renta, no como gasto de la actividad).
• El IVA que ya te deduces en el modelo 303: no puede contarse dos veces.

Y el IVA

Todo lo anterior es para el IRPF. En el IVA las reglas son parecidas (afectación y factura completa), pero con matices: hay gastos que no llevan IVA, como la cuota de autónomos, los seguros o las comisiones bancarias; y gastos donde el IVA solo se deduce en parte, como el coche.

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